A automação é hoje um dos temas mais discutidos entre as equipes que buscam ganhar eficiência sem aumentar o quadro de funcionários. Contudo, decidir qual processo automatizar primeiro, especialmente quando o orçamento é limitado, é um desafio maior do que parece à primeira vista. O diretor de operações da Vert Analytics, além de executivo de operações e delivery em tecnologia, Rolando Bonaccorsi, ressalta que a pressa em automatizar tudo ao mesmo tempo costuma gerar resultados piores do que uma escolha bem pensada e feita com calma.
Assim sendo, times pequenos precisam de critérios claros para decidir onde investir primeiro, já que recursos escassos não perdoam apostas erradas. Pensando nisso, nos próximos parágrafos, abordaremos alguns parâmetros para orientar essa escolha, considerando impacto, custo e complexidade de implementação.
Por que nem todo processo merece ser automatizado primeiro?
Automatizar por automatizar dificilmente trará um retorno proporcional ao investimento feito. Processos repetitivos, mas de baixo impacto financeiro, consomem tempo de implementação sem alterar de forma significativa os resultados do negócio. Desse modo, o primeiro passo é mapear onde o volume de trabalho manual realmente pesa na operação, identificando gargalos que consomem horas da equipe todos os dias, conforme frisa Rolando Bonaccorsi.
Com essa disposição, o erro mais comum é escolher processos pela facilidade técnica de automatizar, e não pelo peso que eles têm no resultado final da operação. Essa escolha costuma gerar uma sensação de avanço tecnológico sem impacto real na produtividade da equipe, o que frustra times que esperavam resultados mais rápidos.
Quais critérios ajudam a decidir por onde começar?
Como especialista em gestão de operações de TI e excelência em serviços, Rolando Bonaccorsi esclarece que definir prioridades exige critérios objetivos, e não apenas intuição ou pressa por mostrar resultado. Isto posto, alguns fatores ajudam a comparar processos diferentes na mesma régua, permitindo decisões mais rápidas, mesmo quando o orçamento disponível para automação é curto e cada investimento precisa ser justificado internamente. Entre eles, estão:
- Volume de execução: processos repetidos várias vezes ao dia tendem a gerar retorno mais rápido;
- Custo do erro humano: a automação reduz falhas em tarefas sensíveis à precisão;
- Tempo de implementação: soluções simples liberam a equipe mais cedo para outras frentes;
- Dependência de outras áreas: processos isolados são mais fáceis de automatizar sem gerar atrito interno.
Cruzar esses critérios evita decisões baseadas apenas na urgência do momento. Ao comparar processos por volume, custo de erro e tempo de implementação, a equipe consegue montar uma ordem de prioridades mais realista, alinhada à capacidade real de execução do time disponível.
Como o orçamento limitado muda essa lógica de priorização?
Com recursos escassos, cada escolha errada custa mais caro do que em times com orçamento folgado. Times restritos não podem se dar ao luxo de testar automações que não entregam resultado visível em pouco tempo. Por isso, o retorno rápido pesa mais do que o potencial de longo prazo nessa fase inicial de adoção.
Dessa maneira, times pequenos avançam mais quando escolhem um único processo como piloto, medem o resultado obtido e só então expandem a automação para outras áreas da operação. Tal como elucida Rolando Bonaccorsi, esse formato reduz o risco financeiro da aposta e cria evidências internas que justificam novos investimentos futuros.
Outros erros comuns ao automatizar o primeiro processo
Um erro frequente é tentar automatizar um processo ainda mal definido dentro da rotina da equipe. Se ninguém sabe exatamente como o processo funciona hoje, a automação apenas reproduz falhas existentes em maior velocidade. Portanto, mapear o fluxo atual antes de automatizar evita retrabalho e economiza recursos já limitados do time.
Outro equívoco comum é ignorar a opinião de quem executa a tarefa manualmente todos os dias. Como destaca o diretor de operações da Vert Analytics, Rolando Bonaccorsi, essas pessoas enxergam detalhes que nenhum relatório mostra, e ouvi-las antes de automatizar reduz bastante a chance de escolher o processo errado como ponto de partida da estratégia.
Uma automação certa vale mais do que várias apressadas
Em última análise, priorizar bem o primeiro processo de automação não é apenas uma questão técnica, mas uma decisão estratégica que define o ritmo dos próximos passos da equipe. Assim sendo, times que escolhem com critério ganham tempo, economia e confiança para expandir a automação de forma consistente, mesmo operando com orçamento limitado durante todo o processo. Ou seja, o verdadeiro ganho da automação está na disciplina da escolha, e não na quantidade de processos automatizados de uma só vez.